Il est parfois compliqué de gérer son stress, nous vous donnons quelques pistes pour réguler la pression ! #CtoutBenef

S’organiser au travail

Le manque d’organisation est source de stress. Plus on a de choses à faire et plus on mène plusieurs activités de front, moins on termine de projets. Et difficile de rester motivé sans ce sentiment d’accomplissement, alors comment faire ?

La mise en place de votre organisation personnelle
Différentes méthodes existent et reprennent ces principes :

Collecter

Faites une liste exhaustive mais non hiérarchisée des tâches que vous devez réaliser. L’idée est de les mettre toutes en un seul lieu, que ce soit dans un carnet de notes, post-it, agenda électronique ou non, cahier …

Traiter

Une fois toutes les tâches en suspens listées, vous allez les “clarifier” : posez-vous la question “Ai-je une action à faire concernant cette tâche ?”, “Est-elle prioritaire ?”. 2 choix possibles :
• Non : rayez ladite tâche, jetez le papier, archivez-le ou bien encore mettez-en stand-by.
• Oui : 2 cas de figure :
– la réalisation de la tâche prend moins de 2 minutes : réalisez la tâche tout de suite,
– la réalisation prend plus de 2 minutes : passez à l’étape suivante : organisez !

Organiser

Voici venu le temps d’orchestrer la suite des événements et établir un plan d’action.
• Reporter : définissez une date de réalisation cohérente avec votre charge de travail et les éventuelles échéances fixées.
• Déléguer : choisissez la bonne personne pour accomplir la mission et informez-la des tenants et aboutissants de manière à ce que la réalisation soit correctement et efficacement effectuée.
• Planifier : orchestrez en mode projet les différentes tâches et mettez en place un suivi régulier

Pour bien organiser ce plan action, il faut donner un ordre de priorité. Il s’agit de décider quelle tâche est la plus importante à un instant « t » afin de la réaliser en priorité. L’objectif est d’être sûr de travailler sur ce qui est vraiment important et de ne pas s’égarer et perdre du temps (et sans doute de l’argent) avec des tâches mineures, dont la réalisation peut facilement être reportée.
La méthode d’Eisenhower est un un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence,
On priorise donc l’importance sur l’urgence :
• Les tâches importantes et urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement ;
• les tâches importantes mais non-urgentes sont à traiter rapidement ;
• les tâches non-importantes mais urgentes sont à déléguer ;
• les tâches non-importantes et non-urgentes sont inutiles et doivent être abandonnées.

Réviser

Un suivi régulier est essentiel au bon fonctionnement de votre organisation. Il ne suffit pas d’organiser, vous devez régulièrement jeter un œil sur l’état d’avancement de vos tâches ainsi que faire un point sur celles qui sont désormais achevées, en cours (rectifiez l’organisation si besoin) et bien sûr, les nouvelles missions apparues.

Un planning qui vous ressemble

A quels moments arrivez-vous à être le plus productif ? Comment vous sentez-vous après une interruption (téléphone, e-mail, etc.) et combien de temps vous faut-il pour vous reconcentrer sur votre travail ?
En fonction de cette étude, vous pourrez élaborer un planning efficace : si vous êtes mieux concentré le matin, prévoyez toutes vos tâches nécessitant de la concentration avant midi, et réservez vos après-midis aux rendez-vous ou aux tâches moins énergivores.

Ne blindez pas votre planning : laissez-vous toujours du temps pour faire face aux urgences et imprévus. Un remède très efficace contre le stress !

Pour finir, intégrez vos activités personnelles dans votre planning pro. Vous voulez reprendre une activité sportive ou vous avez besoin d’aller chercher les enfants à l’école en fin d’après-midi ? Dans votre planning aussi. Ces créneaux sont réservés et vous aurez moins la tentation de faire déborder votre travail sur votre vie personnelle.

Faites une seule chose à la fois

Vous pouvez bien entendu jongler entre plusieurs projets, mais dans la mesure du possible, évitez de faire plusieurs tâches en même temps. Pour cela, essayez de ne pas vous interrompre avant d’avoir terminée une des activités. Coupez votre messagerie et votre téléphone, calez tous vos rendez-vous à la suite sur un créneau réservé. Commencez votre journée par les trois tâches prioritaires.